ИИ-проверка номенклатур дел для Цифрового архива Челябинской области

Задача

Номенклатура дел определяет, какие документы организация хранит и как долго. Архивисту нужно сверить заголовки, сроки хранения и ссылки на статьи перечней, а также проверить документ целиком. Для Цифрового архива Челябинской области мы разработали помощника, который переводит такую сверку в последовательную обработку документа.

Проверка с пояснениями

Пилот построен на Z-mind. Пользователь загружает номенклатуру и указывает параметры, включая год и отрасль. OCR извлекает текст, система разбирает структуру и обращается к нормативным справочникам. Для этого оцифровано около 3000 страниц справочных материалов и подготовлена база для семантического поиска.

Вместо общего заключения пользователь получает результаты по строкам: статус проверки и пояснение к найденному несоответствию. Отдельно выводятся проверки всего документа. Итог можно выгрузить в Excel и использовать при доработке номенклатуры.

Интеграция и размещение

Согласована схема обмена с ГИС «Цифровой архив». Один сервис принимает номенклатуру с параметрами и возвращает JSON с результатом. Другой загружает обновлённые перечни типовых документов в справочную базу. По этой схеме ГИС должна отправлять документы на проверку и показывать ответ в своём интерфейсе.

Для государственных данных проработан вариант локального развёртывания языковой модели и модели поиска. Это отдельный вариант размещения: доступность тестового веб-сервиса сама по себе не означает, что пилот уже перенесён в закрытый контур заказчика.

Результат пилота

Тестовый сервис открыт для специалистов архива с мая 2026 года. В демонстрации на ограниченных вычислительных мощностях скорость составила от 100 до 150 страниц в час. Специалисты используют пилот для отработки своих номенклатур и проверки выдаваемых замечаний.

Такой процесс применим к проверке документов по отраслевым справочникам и внутренним регламентам: заказная разработка ИИ.